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湖南师范大学会议管理办法


  2017年05月09日 15:24 点击:[]

第一条 为进一步转变工作作风,规范会议管理,提高会议效率和质量,提高工作效能,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指会议包括学校各级各类会议。

第三条 会议原则

(一)必要原则。采取有效措施,切实精简会议,降低开会频率,压缩会议规模,尽量减少陪会现象,节约行政资源。根据工作需要,确有必要时才召开会议,可开可不开的会议一律不开;从严审批各类纪念会、研讨会、座谈会、联欢会、茶话会和单项表彰大会。

(二)高效原则。注重会议实际效果和质量,注重解决实际问题。充分做好会前的调研和沟通协调工作,尽可能缩短会议时间,需要在会上发言的,应突出重点,切忌空话套话、泛泛而谈。

(三)节约原则。坚持节俭办会,务实办会。学校会议原则上安排在校内召开;确因特殊情况需要到校外举行的会议,承办单位须书面报请分管或联系校领导批准。在校内举行的会议,校内人员一律不发请柬、不发放误餐费、会议纪念品或其他有价证券等。

第四条会议审批

(一)凡提请以学校名义召开的全校性会议,牵头承办单位根据党政事务分类,先报党委办公室或校长办公室(以下简称两办)会签,经分管校领导同意,并报学校党政主要领导审批后方可召开。具体承办单位应将会议议程、主要内容、会议材料、参会人员等通过学校办公自动化系统报两办统筹安排。

(二)需要提交学校党委会、校长办公会审议的重要会议,由分管校领导提出建议,并根据党政事务分类,由党委会或校长办公会确定会议承办、协办单位及参会人员范围、会议议程、会议主要内容等。

(三)确因特殊情况,由校领导主持召开的全校性临时会议(如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等),由承办单位请示分管或联系校领导同意后召开,并事前向学校党政主要领导报告。

(四)由相关职能部门举行或承办的专项工作会议,应报分管或联系校领导审批。由相关职能部门、各学院或其他教学、科研基层组织举行或承办的学术性会议,应先报科学技术处或社会科学处审批,再报分管科研工作的校领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门或单位的工作,相关部门和单位在会前应充分协商。

(五)学校有关单位与国际组织、外国有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议,应按上级和学校有关规定,先报学校国际交流合作处审批、备案,再报分管外事工作的校领导审批。其中,国际性学术会议先报校长办公室,由校长办公室转科学技术处或社会科学处和国际交流合作处会签后,再报相关分管校领导审批。按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议,由国际交流合作处负责上报。

第五条  会议组织和承办

(一)涉及全校的重要工作会议,应列入学校年初工作计划,每年年初由两办统筹安排。

以学校名义召开、有学校领导或上级领导出席的全国、全省、全校性非学术型会议,以及学校举行的全校性重大活动,由两办负责协调安排党政领导和其他单位负责人参加会议。

(二)学校党委会、校长办公会、二级党组织书记例会、学校中层干部会议等由两办负责组织并承办具体会务工作。

(三)党员代表大会由学校组建专门的工作组负责组织并承办具体会务工作。

(四)党委民主生活会、研究干部任用事项的书记碰头会、党员和干部培训会等由党委组织部负责组织并承办具体会务工作。

(五)学校设立的学术委员会、教学指导委员会、学位评定委员会等各种委员会、领导小组的会议,由相应的委员会、领导小组办公室负责组织并承办具体会务工作。

(六)教职工代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会、学生代表大会、研究生代表大会等群团组织会议,分别由工会、团委、学生工作部、研究生院等相关部门负责组织并承办具体会务工作。

(七)其他涉及相关职能部门业务的专项工作会议,由相关职能部门负责组织并承办具体会务工作。

(八)由相关职能部门、各学院或其他教学、科研基层组织承办的相关学术会议,分别由承办单位负责具体会务工作。

(九)学生开学(毕业)典礼等由两办和学工部、研究生院等部门负责组织并承办具体会务工作。

(十)学校领导临时召开的涉及多个职能部门的会议,由两办负责组织并承办具体会务工作。

(十一)职能部门提议、经校领导批准召开的各种会议,由提议单位负责组织并承办具体会务工作。

第六条严格执行会议请假制度。确因公务活动或其他特殊情况不能参加学校召开的会议,除按学校人事管理制度和干部管理规定办理请假手续外,还必须向会议主持人或承办单位负责人请假,否则视为缺席会议。

第七条严格执行会议纪律。参会人员应在会议开始前5分钟进入会场;会议期间需将手机调至静音或振动状态,不随意走动,不交头接耳,不做与会议主题无关的事情。

第八条严格执行保密纪律。参会人员要按照《保密法》和学校保密工作规定的有关要求做好保密工作。不得泄露在重要会议讨论中发生的分歧意见,涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等。

第九条本规定自公布之日起开始实施,由两办负责解释。学校于此前制定的有关规章制度与本办法不一致的,按照本办法执行。

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