第一章总则

第一条为了适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）和《湖南省党政机关公文处理工作细则》（湘办发〔2012〕40号），结合我校的实际情况，制定本办法。

第二条党政公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条各二级单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第六条党委办公室、校长办公室主管我校党政公文处理工作，并对学校各二级单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类

第七条我校公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。

第三章公文格式

第八条公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、报送部门、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字标注在首页左上角。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密"、“机密"、“秘密"和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特提"、“特急"、“加急"、“平急"。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件"二字组成。联合行文时，发文单位标志使用联合发文单位全称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。用印页（发文单位署名页）如无正文，应标注“此页无正文"字样。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发的公文，不属于附件（被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等不再标注）。

（十六）报送部门。报送部门指除主送单位外需要知晓公文的上级部门，应使用全称或规范化简称。

（十七）抄送单位。除主送单位、报送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。

（十八）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十九）页码。公文页数顺序号。

第九条公文的具体版式按照《湖南师范大学公文版式》执行（详见附件）。

第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可以适当调整。

第四章行文规则

第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。如遇重大事项、突发事件等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级部门。

第十四条向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）学校各二级单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权后，以学校名义上报。

（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告类公文;不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式报送上级单位和上级单位负责人;不得以本单位负责人个人名义向上级部门报呈公文。

（四）请示事项涉及校内其他单位职权范围时，应经过协商并取得一致意见后上报;未协商达成一致的，不得上报。

第十五条向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，向二级单位行文。

（二）校内各职能部门可以在职权范围内就日常具体工作安排向各同级单位发布通知，但一般不得以本单位文件形式向二级单位发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求;如确因工作需要发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求，须报分管校领导批准。

（三）中共湖南师范大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各二级单位行文。

（四）经学校党委、行政同意成立的领导小组、委员会等，可按照其工作职责向各二级单位行文。

（五）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。

（六）向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十六条平行文应当遵循以下规则：

（一）学校党委、行政，党委办公室、校长办公室必要时可以联合行文。

（二）属于职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，二级单位可以以函的形式与校内同级单位商洽工作、询问和答复问题。如确需报学校领导审定，则由职能部门签署意见后由党委办公室或校长办公室呈送。

（三）对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校党委、行政或党委办公室、校长办公室函件形式回复。

学校内设机构除党委办公室、校长办公室外不得对外正式行文。如确有需要，可在规定的职权范围内，以部门函件形式与校外单位的有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。

第五章公文拟制

第十七条公文拟制包括公文的起草、审稿、会稿、审核、会签、签发等程序。

第十八条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）单位负责人对草拟好的公文要认真审稿，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时，请有关单位负责人会稿。

第十九条公文文稿签发前，应当由党委办公室或校长办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接。

（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。

（四）涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（五）文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学校党委、行政审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室或校长办公室进行初核。

第二十条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原起草单位协商或请其修改后重新报送。

第二十一条公文应当经校领导审批签发。除重要公文由学校主要领导签发外，其它公文按分工负责的原则由分管校领导签发。根据学校党委、行政授权制发的公文，分别由党委办公室、校长办公室主要负责人签发或者按照有关规定签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的，视为同意。

第二十二条发文字号根据行文重要程度以及各党政管理部门的职权范围确定。学校党政重大事项，由学校主要负责人签发的，以“校发"或“校行发"发文字号行文。凡属于各职能部门职权范围内的事务，且需要学校发文的，应先由所在部门自行拟文，经分管校领导签发后，党委办公室、校长办公室使用相应发文字号，统一行文。

非党政管理部门确需以发文字号行文时，由党委办公室、校长办公室视情况确定。

第二十三条学校党委、行政联合行文时，行政部门起草的文稿，先由校长办公室审核，然后转党委办公室办理发文;党委部门起草的文稿，先由党委办公室审核，转校长办公室会稿，再由党委办公室办理发文。

第六章公文办理

第二十四条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条收文办理主要程序是：

（一）签收。由学校党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科负责校内外公文签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科按办件、阅件、简报等分类登记，同时对公文的主要信息和办理情况作详细记载。涉密公文按有关规定办理。

（三）初审。校内公文登记后，党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科应对需要办理的公文进行初审。初审的重点是：是否符合行文规则，内容是否符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范。

各二级单位呈报学校的公文，必须由单位主要负责人在公文审批单上签署具体意见，并加盖单位印章。

（四）批办。符合规定的公文，党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科应当及时送交办公室负责人提出拟办意见;紧急公文，应当明确办理时限。对不符合要求的公文，经党委办公室、校长办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

公文内容涉及多个职能部门的事项，由党委办公室或校长办公室批转相关职能部门会签。承办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿，一般在3个工作日之内处理完结;紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

承办部门在职权范围内可以答复、办理的，应将办理结果直接答复有关单位并同时抄送交办单位。如公文办理涉及其他部门职权的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门协商并提出处理意见;如协商不能达成一致意见的，主办部门应将有关部门的意见以及理由列明，并经有关部门主要负责人会签后，报请学校协调或者裁定。

公文必须由校领导签署意见或职能部门会签后必须由校领导签署意见的，由党委办公室或者校长办公室呈报校领导签阅审批，其它单位不得自行向校领导呈报公文;一般在5个工作日之内处理完结。

（五）传阅。党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科根据批示意见和工作需要将公文及时呈送阅处。阅知性公文一般按职务排序从前往后传阅，批办性公文一般按职务排序从后往前传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。除主要校领导有指示外，公文不应在校领导之间自行横传。

涉密文件必须在办公室阅办，做到当天归还机要室，暂未阅完要存放在保密柜，不得带离办公室和擅自复制、抄录;借阅文件必须办理借阅登记手续。

（六）催办。呈送校领导批示或者交由有关部门办理的公文由党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，督促承办单位按期办结。

（七）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十六条发文办理主要程序是：

（一）复核。党委办公室、校长办公室在公文正式印发前，应对已经校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;如有任何修改，应当报原签批校领导复审。

（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效，厉行勤俭节约，除涉密公文、上行公文和有专门规定或内容不宜上网的公文外，原则上均以电子公文方式向校内各单位直接发送，不再印发纸质公文。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十七条涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。

第二十八条公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。

两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第七章公文管理

第二十九条学校各二级单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条校外来文和校内公文由党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科统一管理。同时，加强机要保密室和机要阅文室管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十一条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。

第三十二条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十三条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或党委办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十四条公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效;公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

第三十八条单位合并时，全部公文应当随之合并管理;单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条新设立的党政管理部门应当向党委办公室、校长办公室提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位代字，部门合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章附则

第四十条学校党政公文含电子公文。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等效力。电子公文处理工作按《湖南师范大学协同办公系统运行实施办法》（另行制定）执行。

第四十一条外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十二条本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第四十三条本办法自发布之日起施行。

附件

湖南师范大学公文版式

根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），结合我校实际工作需要，制定本版式。

一、版面要求

（一）页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

（二）页面设置

A4型纸张，页边距上3.6厘米、下3.6厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。文档网格每行28个字、每页22行。

二、公文格式各要素的版面划分

版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

三、版头

（一）份号

如需标注份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度

如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文单位标志

发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用方正小标宋简体字，颜色为红色。联合行文时，应当将主办单位名称排列在前。

（五）发文字号

编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕"括入;发文顺序号不加“第"字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号"字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（六）签发人

由“签发人"三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人"三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（七）版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

四、主体

（一）标题

用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）主送单位

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。

（三）正文

公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次用“一、"“（一）"“1."“（1）"标注;第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（四）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX"）;附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文单位署名、成文日期和印章

1．加盖印章的公文。成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一单位行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

2．不加盖印章的公文。单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。

3．成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

4．特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（六）附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（七）附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件"二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件"二字及附件顺序号。

五、版记

（一）版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（二）报送部门

如有报送上级部门，用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“报送"二字后加全角冒号和报送部门名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。

（三）抄送单位

如有抄送单位，编排方法同报送部门。既有报送部门又有抄送单位时，应将报送部门置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。

（四）印发单位和印发日期

印发单位和印发日期用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发"二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

六、页码

用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

七、特定格式

（一）信函

发文单位标志上边缘至上页边为30mm，下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。首页不显示页码。版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）纪要

纪要标志由“XXXXX纪要"组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm。标注出席人员名单，用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席"二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席"二字改为“请假"或“列席"外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。